Privacy Statement van Absent Arbo

Bij het verlenen van onze diensten verwerken wij uw persoonsgegevens. Om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan hebben wij deze privacyverklaring opgesteld.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 24 mei 2018.

Contactgegevens
De persoonsgegevens worden verwerkt door:

Absent Arbo Vennootschap onder Firma
Hogelandseweg 60
6545 AB
info@absentarbo.nl
www.absentarbo.nl
Kamer van Koophandel-nummer: 57468761

Functionaris gegevensbescherming: de heer M.E.M.A. Hendrickx, michel@absentarbo.nl

Het gebruik van persoonsgegevens door Absent Arbo
Absent Arbo verkrijgt persoonsgegevens van uzelf, bijvoorbeeld de gegevens die u aan ons verstrekt via de website, email, telefoon en app. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen via derden in het kader van onze dienstverlening, bijvoorbeeld uw werkgever of behandeld arts.

Persoonsgegevens
Absent Arbo verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

  • naam en geboortedatum;
  • adres, plaats en telefoonnummer(s)(vast en mobiel) van zowel de woonplaats als een tijdelijke verblijfplaats;
  • geslacht, burgerlijke staat, geboorteland, nationaliteit;
  • bedrijf/instelling, afdeling, functie, aard dienstverband, datum in- en uitdiensttreding;
  • personeelsnummer en/of BSN-nummer (voor gegevensuitwisseling UWV);
  • eventuele beschikkingen UWV;
  • naam, adres, woonplaats en telefoonnummer van huisarts en overige behandelaars;
  • arbeidsomstandigheden;
  • ziekmeldingen;
  • resultaten van incidentele en periodieke gezondheidsonderzoeken;
  • gegevens voortvloeiende uit spreekuren;
  • gegevens voortvloeiend uit (telefonisch) overleg met Betrokkene;
  • gegevens voortvloeiende uit de ziekmelding door de Werkgever;
  • gegevens voortvloeiend uit huisbezoek;
  • de belastbaarheid in relatie tot de belasting in het werk;
  • voorgestelde en getroffen re-integratiemaatregelen en aanpassingen in de arbeidsomstandigheden;
  • opgevraagde medische informatie;
  • terugkoppelingen naar aanleiding van een second opinion of een deskundigenoordeel;
  • overige gegevens t.b.v. de re-integratie (waaronder de re-integratie mogelijkheden);
  • resultaten van overleg met de Werkgever, behandelaars, uitvoeringsinstellingen voor de sociale zekerheid en verzekeringsmaatschappijen.
  • Gespreksverslagen
  • Inhoud van communicatie

Doeleinden
Absent Arbo verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

  • De arbodienstverlening, verzuimbegeleiding, preventie en re-integratie voor (werknemers van) bedrijven en organisaties die hiervoor direct of indirect met de Verantwoordelijke een overeenkomst hebben gesloten.
  • Het geleverd krijgen/in gebruik kunnen nemen van de dienst(en) door Verantwoordelijke en haar opdrachtnemers.
  • Het verkrijgen van toegang tot de dienst(en), waaronder identificatie, authenticatie en autorisatie.
  • De beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik, en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid, van de Persoonsgegevens binnen de dienst(en).
  • De continuïteit en goede werking van de dienst(en) conform de tussen de Verantwoordelijke en opdrachtnemers gemaakte afspraken, waaronder onderhoud, administratieve werkzaamheden, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden door Verantwoordelijke en of Verwerker en het verschaffen van ondersteuning en/of training aan Verantwoordelijke en/of andere geautoriseerde gebruikers door Verantwoordelijke en/of Verwerker.
  • Het aan de Verantwoordelijke voor onderzoeks- en analysedoeleinden beschikbaar kunnen stellen van volledig geanonimiseerde Persoonsgegevens om daarmee de kwaliteit van de uitvoering van haar dienstverlening te kunnen verbeteren.
  • Het beschikbaar stellen van gegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die gesteld worden aan Verantwoordelijke.

Grondslagen
Wij verwerken bepaalde persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst met uw werkgever, dan wel te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld verplichtingen op basis van het socialezekerheidsrecht en/of de Arbeidsomstandighedenwetgeving.

Tevens verwerken wij persoonsgegevens, omdat Absent Arbo hier gerechtvaardigde belangen bij heeft. Deze gerechtvaardigde belangen zijn:

  • Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van haar dienstverlening;
  • De bescherming van haar financiële belangen;
  • De verbetering van haar diensten;
  • Beveiliging en het beheer van haar systemen;

Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal dat afzonderlijk worden gevraagd.

Toegang tot persoonsgegevens
Binnen Absent Arbo hebben alleen toegang tot de Persoonsgegevens: de
personen werkzaam voor Absent Arbo voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitoefening van hun taken in het kader van de dienstverlening. De betreffende personen hebben allen een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Buiten Absent Arbo (en door haar ingeschakelde Verwerkers) hebben alleen toegang tot de persoonsgegevens de door Absent Arbo ingehuurde of anderszins aangestelde Derden in het kader van de uitvoering van de overeenkomst Absent Arbo. De betreffende personen hebben allen een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

In Bijlage II is een overzicht opgenomen van welke personen toegang hebben tot welke persoonsgegevens van u.

Verstrekking aan derden
In het kader van haar dienstverlening kan Absent Arbo persoonsgegevens uitwisselen. Absent Arbo kan voor de hiervoor genoemde doeleinden gebruik maken van diensten van derden, zoals de IT-leveranciers van onze website en onze systemen of ingeschakelde externe bedrijfsartsen en arbeidsdeskundige. In het kader daarvan worden aan deze derden persoonsgegevens verstrekt. Deze derden mogen uw persoonsgegevens slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden.

Tot slot kunnen uw persoonsgegevens verstrekt worden aan derden wanneer Absent Arbo aan een wettelijke verplichting moet voldoen. Absent Arbo zal uw gegevens niet verstrekken voor commerciële of goede doelen.

In Bijlage II is een overzicht opgenomen van welke derden toegang hebben tot welke persoonsgegevens van u.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren
Absent Arbo zal uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die zij in deze privacyverklaring heeft genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken.

Bepaalde gegevens moeten wel langer bewaard worden, omdat Absent Arbo zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale of de medische bewaarplicht. In Bijlage I is een overzicht opgenomen van de (medische) bewaartermijnen.

Hoe wij uw gegevens beveiligen
Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang van uw persoonsgegevens. Daarom heeft Absent Arbo passende beveiligingsmaatregelen genomen. Zo maakt Absent Arbo gebruik van meerfactorauthenticatie (MFA) bij inlog in het verzuimsysteem.

Uw rechten
U heeft het recht om Absent Arbo een verzoek te doen tot inzage van uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u binnen 1 maand een overzicht van uw persoonsgegevens. Indien daaruit onjuistheden blijken kunt u verzoeken uw gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.

Ook kunt u Absent Arbo verzoeken om overdracht van uw persoonsgegevens of kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.

Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u sturen naar:

De heer M. Hendrickx
024-3444054, michel@absentarbo.nl

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Absent Arbo, laat dit dan vooral aan ons weten. Mocht u er met ons niet samen uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 24 mei 2018.

Absent Arbo kan deze privacy verklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.

BIJLAGE I

Bewaartermijnen

Gegevens Bewaartermijn* Ingangsdatum bewaartermijn Vastgelegd in
Re-integratie dossier Minimaal 2 jaar, maximaal 14 jaar Na afronding verzuimbegeleiding en of het re-integratietraject, bij einde dienstverband/overlijden/overgang naar nieuwe arbodienst
(Bij ERD WGA is de afronding verzuimbegeleiding na 12 jaar)
Wet op de Geneeskundige Behandelings-overeenkomst
Geen wettelijke termijn vastgesteld
Bij ERD ZW: moet 5 jaar zijn (regeling UWV)
Patiëntendossier (medisch) 15 jaar Na einde dienstverband /overlijden/ overgang naar nieuwe arbodienst Wet op de Geneeskundige Behandelings-overeenkomst
Kankerverwekkende stoffen en processen, incl gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek en lijst van werknemers 40 jaar na blootstelling Arbeidsomstandig-hedenbesluit
Biologische agentia indien infectueus 40 jaar na blootstelling Arbeidsomstandig-hedenbesluit
Radioactieve straling 30 jaar na beëindiging werkzaamheden mag bewaard worden tot 75e levensjaar Besluit Stralingsbescher-ming

* vernietiging na afloop van de bewaartermijn blijft achterwege indien de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan Betrokkene of indien een wettelijke plicht tot bewaring hieraan in de weg staat

BIJLAGE II

Overzicht van diegenen die toegang hebben tot de personeelsadministratie van Absent Arbo

Functie en reden voor toegang tot persoonsgegevens Tot welke persoonsgegevens is er toegang?
Bedrijfsverpleegkundige NAW en medische dossier
Verzuimadministratie NAW en verzuim dossier
Administratie NAW
Hoger veiligheidkundige NAW

Overzicht van Derden die toegang hebben tot persoonsgegevens van Betrokkenen

Organisatie en reden voor toegang tot persoonsgegevens Tot welke persoonsgegevens is er toegang?
Bedrijfsartsen NAW en medisch dossier
Arbeidsdeskundige NAW en verzuim dossier
Hoger arbeidshygiënist NAW

Deze bijlage is voor het laatst gewijzigd op 24 mei 2018

Heeft u een vraag of wilt u kennismaken?
We staan klaar om u verder te helpen

024 - 344 4054
Contact Us
Wijziging Arbowet
1 Juli 2017
Lees verder
WORKSHOP
'Psychische belasting bij millennials'
27 september 2018
Lees verder